Dématérialiser les factures est l’une des opérations à privilégier qui répond aux divers enjeux de chaque transformation digitale et correspond dans l’optique d’optimisation. Un logiciel pour gérer les notes de frais est conçu pour faciliter la vie. Il permet aux différents collaborateurs d’obtenir les frais le plutôt possible avec des reçus photocopiés sur le smartphone. Par cette application mobile, on aura l’avantage de détecter les différentes informations pertinentes en un minimum de temps, par exemple les paiements, la TVA, le montant ou les types de dépenses. On vous expose les informations correspondantes à la dématérialisation à opter depuis quelques années. Découvrez pourquoi on dématérialise les factures.
Qu’est-ce que la dématérialisation fiscale ?
Une dématérialisation des factures sortantes ou entrantes constitue à transmettre des factures du support papier au support électronique d’après une réglementation fiscale et des exigences légales. Elle se particularise par une dématérialisation fiscale appelée simple, c’est-à-dire envoyer une facture électronique par un simple e-mail. Tout d’abord, cette dématérialisation fiscale simple n’est pas égale à une législation française et aux exigences réglementaires pour s’affranchir complètement des factures papier. On devrait les archiver et les envoyer sous cette forme, mais non pas sous format électronique. En contrepartie, pour une dématérialisation fiscale des factures, on envoie une facture en PDF accompagnée d’une signature électronique ou en mode EDI : Échange des Données Informatisées. En ce qui concerne ces deux formats, ils sont accommodés par une dématérialisation de factures clients qui sont identiques aux factures fournisseurs. Ils autorisent aussi la facture papier. Pour plus d’informations, veuillez cliquer ici www.getyooz.com.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?
Il existe plusieurs avantages de la dématérialisation des factures. Premièrement, vous pouvez réaliser des économies et les factures papier comprennent un coût important : transfert, encre, collecte, papier, stockage, etc. Une récente étude montre que la plupart des entreprises évaluent que l’archivage matériel coûte très cher. Il faut aussi souligner le risque d’altération et de perte de ces documents. Le papier va vous amener petit à petit à des problèmes et avec la dématérialisation des factures, c’est le moment de vous en débarrasser. Deuxièmement, on pourra éviter les altérations ou les pertes en sécurisant les données. Les factures en format numérique sont moins altérables comparées au format papier. Ce dernier peut être abîmé ou égaré. Gardés trop longtemps dans le portefeuille, les factures et les autres documents deviennent illisibles. La méthode de numérisation met en sécurité vos précieuses factures en lieu sûr. Vous n’aurez plus aucun souci de perdre ces documents indispensables à votre entreprise. Et on assure la perpétuité de toutes les informations. Tous les documents entre les mains, il est facile de les faire entrer dans le système d’information. Après, l’ensemble de toutes les données d’une entreprise est centralisé en un même endroit. Ainsi, on aura la possibilité d’économiser du temps et un important mode de financement. Avec un temps record, le téléchargement des factures numériques est fait. Les factures sont dématérialisées et saisies automatiquement par une gestion de dépenses dans les secteurs professionnels.
La dématérialisation fait partie des dimensions digitales
La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à numériser tous les documents écrits sur papier. Ils sont envoyés par mail sous format PDF. La dématérialisation reste au niveau zéro. On effectue le traitement de chaque fichier avec la main. On ne dématérialise pas le paiement et l’enregistrement d’une facture. La méthode d’une lecture automatique vise à atteindre une nouvelle performance. Les reconnaissances optiques des caractères comme celles des documents sont prouvées pour leurs fiabilités. On pourrait exploiter facilement toutes les informations nécessaires à la facture numérisée. Ensuite, elles sont enregistrées dans la base des données d’une facturation fournisseur. On paiera aussi les salaires d’une façon automatique. Traitements et échanges se font uniquement par ces moyens numériques.